Kinh nghiệm viết email

Gần đây, ad nhận được không ít phàn nàn của các đơn vị về việc sinh viên ứng tuyển không có kỹ năng khi gửi hồ sơ xin việc online. Những hồ sơ sai sẽ bị loại thẳng tay nên các bạn lưu ý để không bỏ lỡ một công việc yêu thích vì một lý do nhỏ nhé.
Hôm nay Ad sẽ chia sẻ với các bạn một số kỹ năng cơ bản khi thực hiện một email xin việc gửi cho nhà tuyển dụng:
1. Khi bắt đầu suy nghĩ đến việc viết một cái email nghiêm túc, các bạn hãy tạo một email mới với tên họ thật của mình, nếu đã trùng thì thêm ngày sinh, hoặc thêm lĩnh vực mà các bạn theo học hoặc theo làm. Có thể dùng tên tiếng Anh.
Ví dụ: “tuanh.20” “tuanh.nguyen” “ng.tuanh” “jade.nguyen”, “tuanh.vaa”
2. Phần “To:” của email, là các bạn gửi đích danh cho người cần gửi. “CC” là “Carbon Copy” giống như tờ giấy than, bạn sẽ gởi kèm cho những người cần quan tâm tới nội dung của email mà có thể họ không trực tiếp ảnh hưởng tới nội dung. Người nhận ở phần “To: và “CC” sẽ nhìn thấy email của nhau, tức là biết có ai đang được gởi cái email này. Còn “BCC” có nghĩa là “Blind Carbon Copy”, những người nhận trong phần này sẽ không hiện tên, tức là người nhận ở “To:” và “CC” sẽ không thấy.
Với các email có nhiều người trong “CC” các bạn thay vì nhấn “Reply” thì hãy nhấn “Reply All” để trả lời cho tất cả mọi người nếu nội dung liên quan đến họ, cần gởi riêng cho người nào thì chỉ gởi “To:” cho họ. Và “Reply all” sẽ không trả lời cho những người trong phần “BCC”.
“Forward” là chuyển tiếp, đưa toàn bộ nội dung của email cho một người tiếp theo mà bạn muốn gửi đi.
3. Tiêu đề của email, không bao giờ các bạn được quên hoặc bỏ qua. Có vài hệ thống mail sẽ nhắc lại nếu bạn quên không viết tiêu đề cho email.
Tiêu đề không được dông dài, phải trực tiếp nói đến nội dung chính của email.
“Ứng tuyển vị trí thực tập sinh Vietjet”
“tham gia chương trình khách hàng bí mật”
Người nhận email sẽ căn cứ vào tiêu đề này để biết nội dung và sắp xếp email vào phần cụ thể để xử lý. Nên hãy đặt một tiêu đề thật ngắn gọn nhưng đầy đủ ý.
4. Dòng đầu tiên của email, hãy có lời chào hỏi lịch sự. Tuỳ vào nơi nhận email là ở đâu, bạn biết họ ra sao, hiểu họ thế nào và có thân với họ không để chọn cách chào lịch sự.
Nếu bình thường, an toàn, dùng chung cho nhiều đối tượng thì hãy “Dear anh A” “Dear quý công ty B”… Trong trường hợp cân nhắc người đọc có thể không thích nhận email Anh – Việt,nên viết là “Kính gửi…” “Thân gửi…”. Nhớ suy nghĩ và cân nhắc nhé.
5. Nội dung email cần nói rõ ý của các bạn là gì và cần gì, muốn gì. Và tuyệt đối không bao giờ viết tắt, viết teencode trong email.
6. Phần Attach là phần đính kèm những gì bạn muốn gửi ( là bằng cấp, chứng chỉ, cover letter hay CV…tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng)
7. Cuối thư, là phần cảm ơn vì người nhận đã dành thời gian đọc thư của bạn kèm theo chữ ký, trong đó là tên của các bạn, chức vụ hoặc ngành học của các bạn và số điện thoại liên lạc khi cần. ( phần Settings )